Algemeen

Voorkom belastingproblemen: administreer en bewaar je administratieve gegevens correct!

By 20 maart 2018februari 26th, 2021No Comments

Administratieplichtigen zijn verplicht om van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid, een adequate, inzichtelijke en eenvoudig raadpleegbare administratie te voeren en gedurende zeven jaren te bewaren (artikel 52 AWR). Indien in de praktijk geconcludeerd wordt dat niet aan deze administratie- en/ of bewaarplicht wordt voldaan kan dit zware gevolgen hebben voor de administratieplichtige. Zo kan het gevolg zijn dat de bewijslast in een bezwaar- of beroepsprocedure naar aanleiding van de door de belastinginspecteur opgelegde aanslagen die normaliter op de inspecteur zou liggen omgekeerd en verzwaard wordt (artikel 25 lid 3 AWR). Een ander gevolg kan zijn dat besloten wordt om tot een strafrechtelijke vervolging over te gaan (zie artikel 68 en 69 AWR). Het belang van het voldoen aan de administratie- en bewaarplicht is dus evident.

Maar wie zijn nu die administratieplichtigen op wie deze verplichtingen rusten?

  • Lichamen zoals de NV, BV, stichting en vereniging (artikel 2 lid 1 onderdeel b AWR);
  • Natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefenen (de IB-ondernemer zoals de slager om de hoek of de zelfstandig gevestigde huisarts die vanuit zijn/ haar eenmanszaak actief is);
  • Natuurlijke personen die als medegerechtigden of verstrekkers van hybride leningen winst uit onderneming genieten (hieronder vallen bijvoorbeeld ook de commanditaire vennoten in een CV);
  • Natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn zoals een particulier met huispersoneel (!);
  • Natuurlijke personen die een t.b.s.-werkzaamheid verrichten (artikel 3.91 en 3.92 Wet IB 2001) (hieronder valt bijvoorbeeld de DGA die een pand vanuit prive verhuurt aan zijn B.V.).

Welke informatie valt dan onder die administratieplicht en bewaarplicht?

De term ‘administratie’ is een zeer ruim begrip. Zo vallen hier niet alleen de te boek gestelde omzetgegevens en overige financiële resultaten onder maar bijvoorbeeld ook informatie met betrekking tot de bestuurs- en beheersdaden. Aan de andere kant wordt dit begrip ook weer beperkt in die zin dat de betreffende administratie van belang moet zijn voor de belastingheffing om onder de administratieplicht kunnen vallen. Toch is duidelijk dat onder dit begrip veel valt of kan vallen waaronder zelfs e-mails, klantendossiers en kladaantekeningen.

Hierbij speelt ook de omvang en complexiteit van de onderneming van de administratieplichtige een rol. Hoe groter en complexer de onderneming des te meer onder de administratieplicht geschaard zou kunnen worden.

Hoe deze administratie gevoerd wordt (bijvoorbeeld digitaal of op papier), is de administratieplichtige in beginsel vrij in. Van belang is echter dat de wijze waarop de administratie gevoerd wordt geen afbreuk mag doen aan inhoudelijke juistheid en volledigheid van die administratie maar ook geen afbreuk aan de controleerbaarheid, leesbaarheid en (re-)produceerbaarheid.

Bepaalde gegevens (in het bijzonder gegevens met betrekking tot de fiscale advisering en/of gevoerde of te voeren procedures) vallen echter in beginsel niet onder de aan de inspecteur ter inzage aan te bieden of te verstrekken administratie nu hierop het (in-)formeel verschoningsrecht (een essentieel beginsel in een rechtsstaat) van toepassing is of kan zijn. Het is dan ook van belang deze laatste gegevens als zodanig duidelijk en separaat worden bewaard zodat hierover in de toekomst discussies kunnen worden voorkomen.

Enkele praktische tips

In de praktijk kan het helpen vooraf duidelijk te hebben wat de omvang en diepgang van de administratie- en bewaarplicht is. Het kan dan verstandig zijn om (voorzover mogelijk) vooraf schriftelijk met de inspecteur af te stemmen wat de omvang en diepgang van de administratie- en bewaarplicht is. Dit is ook mogelijk op grond van §20 van het Besluit Fiscaal bestuursrecht.

Aan het voorgaande is wel de kanttekening te maken dat over basisgegevens in beginsel geen afspraken kunnen worden gemaakt over de duur van de bewaarplicht maar tot op zekere hoogte wel over de diepgang van de administratie- en bewaarplicht (zie §20 Besluit Fiscaal Bestuursrecht). Deze basisgegevens zijn de volgende:

  1. Grootboek;
  2. Voorraadadministratie;
  3. Debiteurenadministratie;
  4. Crediteurenadministratie;
  5. Inkoopadministratie;
  6. Verkoopadministratie;
  7. Loonadministratie

Er gelden in bepaalde gevallen ook specifieke basisgegevens:

  1. Kredietdossiers bij banken;
  2. Clientendossiers bij openbare accountants en belastingadviseurs (hierbij is het weer van belang om het advies-/ procesdossier als zodanig te oormerken en separaat te bewaren).

Meer weten? Neem contact op.